Tekstien varmuuskopiointi: Näin pidät luovat työsi tallessa

Kannettava tietokone pöydällä

Kirjoittajan tai kirjailijan yksi pahimmista painajaisista on korruptoitunut tiedosto tai hajonnut kovalevy. Tekstien varmuuskopiointia yleensä tulee ajateltua vasta sitten, kun maito on jo maassa ja seuraava Finlandia-voittaja on kadonnut bittiavaruuteen.

Tässä artikkelissa käymme läpi muutaman tavan järjestää tekstien varmuuskopiointi niin, että yhden tallennustavan rikkoutuminen on vain epäkäytännöllistä eikä katastrofaalista. Ajatusmalli sopii niin digitaalisille kuin käsinkosketeltaville muistiinpanoille ja teksteille. Osa tallennustavoista on ilmaisia, mutta osa vaatii rahallisen panostuksen ainakin älypuhelimeen, muistitikkuun tai ulkoiseen kovalevyyn.

Kannettava tietokone pöydällä

Dokumenttien varmuuskopiointi 3-2-1-menetelmällä

Tärkeintä varmuuskopioinnissa on hyvien rutiinien noudattaminen. Hyvä varmuuskopiointiprosessi, jota et noudata, on oikeasti hyvin huono varmuuskopiointiprosessi, jota ei ole olemassa.

Varmuuskopioinnissa puhutaan usein 3-2-1-menetelmästä, jossa on sopivasti päällekkäisyyttä niin, että yhden tallennustavan rikkoutuminen ei riko koko systeemiä. Voimme soveltaa 3-2-1-menetelmää myös tekstien tallentamiseen.

Menetelmä on seuraavanlainen:

3: Tallennettava teksti on vähintään kolmena kappaleena

Kolmen kappaleen vaatimus tarkoittaa, että tekstistä on kolme tiedostoa, joista yksi voi olla alkuperäinen ja muut ajantasaisia kopioita.

2: Varmuuskopioitava teksti on vähintään kahdessa eri tallennusmuodossa

Tallennusmuotoja voi olla esimerkiksi tietokoneen kovalevyllä oleva digitaalinen .docx-tiedosto, ulkoisella kovalevyllä oleva tiedosto, pilvipalvelussa oleva tiedosto tai vaikkapa tulostettu paperinivaska.

1: Vähintään yksi kopioista on eri osoitteessa kuin muut

Tulipalo, tuhotulva, heinäsirkkojen hyökkäys… Hyvinkin järjestetty varmuuskopiointi epäonnistuu pahimman sattuessa, jos tätä viimeistä kohtaa ei oteta huomioon. Pilvipalvelu käsitetään tässä jutussa yhdeksi osoitteeksi. Kotiosoitteesi tai työhuoneesi ovat myös eri osoitteita, jos ne eivät ole saman rakennuksen eri osasia.

Yksinkertainen ja varma menetelmä tekstien varmuuskopiointiin

Valitse seuraavista itsellesi sopivin menetelmä. Yksinkertaisin ja varmin menetelmä on se, jota oikeasti käytät.

Menetelmä 1: Muistitikku, kannettava ja pilvipalvelu

Näin itse järjestäisin tekstien varmuuskopioinnin. Tämä sopii minulle, koska en missään vaiheessa kirjoitusprosessia kirjoita käsin. Tämä menetelmä kannattaa ottaa käyttöön kirjoittamisen alusta asti.

  • Alkuperäinen Scrivener-tiedosto (tai mikä kirjoitusohjelmasi onkaan) kannettavan kovalevyllä kirjoituskansiossa
  • Synkronoitu kirjoituskansio Google Drive -pilvipalveluun (2 Gb ilmaiseksi)
  • Ulkoinen kovalevy tai muistitikku, jonne kopioit tietyin aikavälein koko kirjoituskansion
  • Tekstin välivaiheen tallentaminen kirjoituskansioon, esimerkiksi pdf:ksi

Tarkistetaan vielä, että tämä vastaa 3-2-1-sääntöön: kolme kappaletta tiedostoja (kyllä), kahdessa eri muodossa (alkuperäinen ja pdf), yhdessä eri osoitteessa (pilvipalvelu). Voit myös valita pilvipalveluksi haluamasi, esimerkiksi Google Driven, Dropboxin tai iCloudin.

Tärkeää tässä menetelmässä on huomata tallentaa tietyin väliajoin teksti johonkin eri formaattiin, esimerkiksi pdf:ksi. Jos kopioit vain yhtä alkuperäistä tiedostoa sellaisenaan eri paikkoihin, on vaarana että se korruptoituu tai epähuomiossa poistat siitä jotain tarpeellista. Se kuinka usein kirjoitat, riippuu kirjoitustahdistasi. Jos olet tuottelias, kopiointi kannattaa tehdä aina päivän päätteeksi. Muuten esimerkiksi viikkotahti voi olla sopiva.

Menetelmä 2: Kannettava, Google Drive ja Google Docs

Tässä menetelmässä et tarvitse ulkoista kovalevyä tai muistitikkua.

  • Alkuperäinen Scrivener-tiedosto (tai mikä kirjoitusohjelmasi onkaan) kannettavan kovalevyllä kirjoituskansiossa
  • Synkronoitu kirjoituskansio Google Drive -pilvipalveluun
  • Google Docs -tiedostoon kopioitu teksti

Muistitikun tai kovalevyn vahvuus on se, että sen käyttämiseen ei tarvitse internet-yhteyttä. Huono puoli on se, että se täytyy muistaa tehdä. Mitä vaikeampi asia on, sitä helpompi se on jättää tekemättä. Tässä menetelmässä korvaamme muistitikun Google Docsilla. Tietyin väliajoin kopioit siis koko tekstimassan yhteen Google Docs -tiedostoon. Docsin versionhallinta pitää huolen siitä, ettet tarvitse aina uutta tiedostoa vaan voit korvata tekstin aina uusimmalla versiolla. Tämä menetelmä ei toimi niin hyvin, jos tallennat kirjoitusprojektissa muutakin kuin tekstiä, esimerkiksi karttoja, kuvia tai äänitiedostoja.

Tekstin osalta tämä tapa täyttää 3-2-1-säännön: teksti on kolmena kappaleena (kovalevy, pilvipalvelu, Docs), kahdessa formaatissa (kirjoitustiedosto ja Docs) sekä yhdessä eri osoitteessa (Drive ja Docs). Huono puoli on se, että tekstisi ovat yhden palveluntarjoajan takana. Googlen kohdalla tuskin tarvii huolehtia konkurssista, mutta tilin hakkerointi tai tilille pääsyn hukkaaminen olisivat hyvin ongelmallisia.

Menetelmä 3: Muistiinpanovihko, älypuhelin, kannettava ja pilvipalvelu

Jos teet aluksi muistiinpanoja tai kirjoitat kokonaisen version käsin, varmuuskopiointiin pitää käyttää enemmän aikaa. Yhteen vihkoon tai kirjaseen tehdyt muistiinpanot ovat erityisen herkkiä katoamaan tai tuhoutumaan.

  • Muistivihko säilytettynä aina samassa paikassa
  • Älypuhelimella skannatut sivut älypuhelimessa, esimerkiksi Evernote-sovelluksessa tai Google Drivessa
  • Editoitu teksti kannettavan kovalevyllä
  • Synkronoitu kirjoituskansio Google Drive -pilvipalveluun

Käsin kirjoittaminen mutkistaa asioita, koska oletettavasti käsin kirjoitettu teksti pitää jossain vaiheessa muuttaa digitaaliseksi. Menetelmään 3 tarvitaan oikeastaan myös menetelmä 1 tai 2 tueksi, jotta digitaaliset tiedostot ovat varmasti tallessa.

Erilaista tässä vaiheessa on kuitenkin se, että käsinkirjoitetut muistiinpanot täytyy saada talteen. Munkkien kopiointipalvelut ovat jo menneet pois muodista, joten älypuhelimen tai ihka oikean skannerin käyttäminen ovat sopivia vaihtoehtoja.

Muita keinoja pitää tiedostot tallessa

Kirjoitustiedostojen varmuuskopiointi liittyy ylipäänsä digitaalisten muistojen ja tiedostojen varmuuskopiointiin. Tekstitiedostot ovat yleensä pienehköjä kooltaan, joten niiden osalta kopiointi on varsin nopeaa.

Koko koneen varmuuskopiointi automaattisesti on myös hyvä tapa säästää harmaita hiuksia pitäen mielessä, että koneen kovalevy ennen pitkää hajoaa. Jos käytät Applen koneita, Applen Time Machine on huomaamaton joskin arvokas turva.

Herääkö kysymyksiä? Huomioita? Vaaranpaikkoja? Vinkkaa meille ja lukijoille alhaalla kommenteissa.

Posted In

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *